用上固定资产盘点系统 早该扔掉Excel表格了

公司的仓库之中, 设备堆积得满满当当, 行政部的小李, 每个月到月底的时候, 都得对着Excel表格发愁不已。有几百条资产数据, 包括型号、位置、使用人以及购入日期, 仅仅是核对这些数据,就得耗费两天的时间。更让人头疼的事情是, 每次进行盘点时, 总会发现账目和实际情况不相符 , 比如说去年购买的投影仪, 不知道被什么人给搬走了 , 空调的维修记录, 没有人去更新 , 报废的电脑在系统里面居然还挂着。Excel管理所存在的弊端, 用过的人都是清楚明白的。

为什么Excel根本管不好固定资产

Excel实质上是二维表格, 固定资产管理却是动态三维问题, 一台设备有着从采购入库接着领用出库, 再到调拨转移、维修保养直至报废处置的过程, 其中每个环节都涉及时间、地点以及经手人这三个维度出现变化, 利用电子表格记载这些信息, 不是变成密密麻麻的乱码, 就是要分多个工作表来回切换, 数据一致性根本没办法得到保证。

更关键的是, Excel欠缺权限管控, 销售部经理居然能够修改财务部的资产数据, 仓库保管员竟然能瞧见全公司的采购价格, 江湖卫士与不少客户有过接触, 有的公司之中甚至出现过员工私自修改Excel台账, 将贵重设备归为己有的事例, 这种因审计缺失所产生的风险, 远比表格操作繁杂要严峻得多。

致命问题之一是多人协作, 办公室副主任催促三次, 各部门才迟缓交回盘点表, 格式各异: 有人用合并单元格, 有人将日期写成斜杠样式, 有人在备注栏随意填写, 此时你需耗费大量时间清理数据, 最终汇总出的报表也不一定准确。

专业盘点系统如何解决Excel解决不了的问题

专业资产管理系统最为关键的价值所在之处, 乃是的的确确将“事后对账”成功转变成为“实时可控”的状态。当设备进行一键扫码的时候, 系统会自然而然地记录下操作的具体时间, 以及操作的相关人员, 还有操作的具体类型。在数据层面, 无论是谁动过数据, 是在什么时候进行修改的, 以及修改了哪些具体内容, 全部都会留下清晰的痕迹。江湖卫士所拥有的系统甚至能够达成资产标签防止被撕毁的功能, 一旦出现有人企图转移设备这种情况的时候, 系统会即刻发出报警信号。

查询效率存在着极大的差异, 在Excel当中若要查找某一台设备, 要么通过逐 manual方式进行搜寻, 要么借助筛选功能来操作, 并且还得怀揣着文件名无误的期望, 在系统里面直接搜索设备编号或者名称, 瞬间便可定位全部信息, 包括在哪个房间、由谁使用、上次维修的时间是何时以及距离报废还剩余多久, 倘若需要进行资产折旧计算, 系统能够自动完成此操作, 无需再手动套用公式。

参与实际运用时, 企业所碰到极为常见的情形是资产进行调拨, 员工从A部门转至B部门, 电脑是否要跟随变动, 旧系统需填写纸质单子后再找他人签字, 这一来一往得耗费三四天时间, 运用专业系统, 部门主管于线上发起调拨, 资产管理员通过一键操作实施确认, 数据会即刻进行更新, 江湖卫士的系统能够设置审批流程, 针对超出一定款项数额的设备进行调拨就自动需要更高级别的审批。

在各项工作之中, 盘点工作减少的强度最为显著, 最为突出。传统方式下的Excel盘点, 需要先打印清单。之后需要手持纸笔, 逐间办公室去进行核对。返回来还要再把结果录入到电脑之中。而采用系统盘点的话, 只需用手机扫描设备上的二维码。短短三秒钟就能完成一台资产的核对工作。盘点结果会自动生成差异报告。以往需要加班三天才能完成的工作, 如今半天就能够将其搞定。并且数据在准确性方面能够达到100%。